Thử tưởng tượng bạn đang quản lý một file Google Sheets cho cửa hàng Đèn Led Giá Sỉ: một trang cho Đèn âm trần, một trang cho đèn led dây, một trang Đơn hàng.Muốn nhảy từ trang này qua trang kia, bạn phải cuộn qua cả dãy tab bé tí ở dưới cùng, đôi khi bấm nhầm còn văng sang trang khác. Tin vui là Google Sheets có vài cách để chỉ cần bấm một cái là nhảy thẳng tới đúng trang, đúng ô cần tìm. Mình sẽ đi từ cách dễ nhất (không cần biết công thức) đến cách “pro” hơn một chút (dùng hàm HYPERLINK và tự động hóa bằng Apps Script) để bạn tạo mục lục trong Google Sheets theo cách bạn thích nhất.
Mục lục.
Cách nhanh nhất: Dùng Insert Link để nhảy thẳng tới một trang tính
Đây là cách không cần gõ một ký tự công thức nào, hợp với người mới hoặc chỉ cần tạo vài liên kết cho gọn:
- Chọn ô bạn muốn đặt liên kết (ví dụ ô A1 của trang “Mục lục”), rồi bấm chuột phải.
- Chọn Insert link, hoặc dùng phím tắt Ctrl + K (Cmd + K trên Mac) cho nhanh.
- Trong hộp thoại hiện ra, chọn mục Sheets in this spreadsheet – Google Sheets sẽ liệt kê sẵn tất cả các trang tính đang có trong file.
- Bấm vào tên trang tính bạn muốn liên kết tới.
- Bấm Apply để hoàn tất.
💡 Lặp lại đúng 5 bước này cho từng trang tính, thế là bạn có ngay một mục lục để bấm phát nhảy luôn, không phải dò tab.
Chi tiết hơn: Liên kết thẳng tới một ô hoặc một vùng cụ thể
Cách 1 chỉ đưa bạn tới đầu trang tính. Nhưng nếu bạn muốn từ ô “Tổng doanh thu” ở trang tổng hợp, bấm một cái là nhảy thẳng tới đúng vùng dữ liệu chi tiết bên trang khác (chứ không phải tới đầu trang rồi tự cuộn tìm), thì làm như sau:
- Bấm chuột phải vào ô muốn chèn liên kết, chọn Insert link (hoặc Ctrl + K).
- Trong hộp thoại, chọn Select a range of cells to link.
- Điều hướng tới trang tính chứa vùng dữ liệu cần liên kết, sau đó bôi đen ô hoặc vùng ô mong muốn – tham chiếu ô/vùng sẽ tự hiện trong hộp thoại để bạn kiểm tra lại.
- Bấm OK, rồi bấm Apply để lưu liên kết.
💡 Lưu ý nhỏ: cách này chỉ liên kết được tới một vùng ô liền kề (không nhảy cóc chọn nhiều vùng rời rạc). Và khi tạo xong, Google Sheets sẽ tự chèn công thức HYPERLINK vào ô đó – đây cũng là cầu nối để bạn hiểu cách 3 bên dưới.
Cách “pro” hơn: Gõ thẳng công thức HYPERLINK
Nếu bạn cần tạo mục lục cho hàng chục trang tính cùng lúc, việc bấm chuột phải – Insert link – Apply lặp đi lặp lại sẽ khá mất công. Lúc này, hàm HYPERLINK là cứu tinh, vì bạn có thể gõ công thức và kéo thả xuống hàng loạt.
Cú pháp của hàm trong Google Sheets:
=HYPERLINK(url; [nhãn_hiển_thị]) – nhớ dùng dấu chấm phẩy (;) để ngăn cách hai đối số, vì đây là hàm Google Sheets chứ không phải Excel.
Với liên kết ra ngoài internet, url chính là địa chỉ trang web, ví dụ:
=HYPERLINK("https://sohoavanphong.com"; "Ghé Số Hóa Văn Phòng")Nhưng để nhảy nội bộ giữa các trang tính trong cùng một file, url cần là đường link kèm mã gid của trang tính đó (gid là mã số định danh cố định của mỗi trang tính, khác với tên trang).
Cách lấy đúng đường link kèm gid: bấm chuột phải vào ô hoặc vùng cần trỏ tới, chọn Get link to this range (hoặc bấm chuột phải ngay trên tab trang tính và chọn Copy link), Google Sheets sẽ tự copy một link dạng …/edit#gid=123456789&range=A1 vào bộ nhớ tạm. Dán thẳng chuỗi đó vào làm đối số url của hàm HYPERLINK là xong.
Ví dụ thực tế cho file quản lý của Đèn Led Giá Sỉ: ở trang “Mục lục”, cột A liệt kê tên các trang (Đèn âm trần, Đèn LED dây, Đơn hàng…), cột B là công thức dạng
=HYPERLINK("https://docs.google.com/spreadsheets/d/xxxxx/edit#gid=987654321"; A2)Vì nhãn hiển thị ở đây là tham chiếu ô A2 (không có dấu ngoặc kép) nên chỉ cần kéo công thức xuống là nhãn tự đổi theo từng dòng, không phải gõ tay từng cái.
💡 Mẹo hay: vì gid là mã nội bộ cố định của từng trang tính, liên kết dùng gid sẽ không bị hỏng dù sau này bạn đổi tên tab. Đây là điểm khác biệt so với việc tham chiếu trực tiếp tên trang tính trong công thức (ví dụ dùng INDIRECT) – kiểu đó thì hễ đổi tên tab là công thức “toang” ngay.
Bonus cho dân lười: Tự động liệt kê mục lục bằng Apps Script
Nếu file của bạn có vài chục trang tính và thường xuyên thêm/xóa trang mới, việc ngồi gõ tay từng dòng công thức HYPERLINK sẽ hơi cực. Lúc này Apps Script (công cụ viết macro miễn phí tích hợp sẵn trong Google Sheets, vào menu Tiện ích mở rộng > Apps Script) có thể giúp bạn quét toàn bộ danh sách trang tính và tự sinh ra các liên kết trong một nốt nhạc.
Ý tưởng cơ bản: viết một hàm nhỏ dùng SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheets() để lấy tên và gid của tất cả các trang, sau đó ghi từng dòng công thức HYPERLINK tương ứng vào trang “Mục lục”. Bạn có thể gắn hàm này vào một trigger onOpen() để menu tùy chỉnh “Tạo mục lục” tự xuất hiện mỗi khi mở file – bấm một cái là mục lục được làm mới, không sợ sót trang nào.
Cách này đòi hỏi biết chút xíu về lập trình, nhưng bù lại bạn chỉ cần thiết lập một lần và dùng lại mãi mãi cho mọi file Google Sheets sau này.
Muốn xóa liên kết? Chỉ mất một cú click
Đổi ý không muốn liên kết ở ô nào đó nữa? Bấm chuột phải vào ô, chọn Remove link (hoặc Unlink) – chữ vẫn còn nguyên trong ô, chỉ có đường liên kết bị gỡ bỏ. Nếu ô đó đang chứa công thức HYPERLINK thì bạn xóa công thức như xóa bất kỳ công thức nào khác.
Lời kết Tạo mục lục trong Google Sheets
Tóm lại, nếu chỉ cần vài liên kết cho có, Insert link (Ctrl + K) là đủ dùng. Nếu file có nhiều trang và bạn muốn mục lục “thông minh” hơn – tự đổi nhãn theo cột tên, không sợ đổi tên tab làm hỏng link – thì HYPERLINK là lựa chọn đáng đầu tư thời gian học. Còn nếu file của bạn phình to tới vài chục trang tính và cứ phải cập nhật mục lục liên tục, đầu tư một đoạn Apps Script nhỏ sẽ giúp bạn nhàn hẳn về sau.
Dù chọn cách nào, mục tiêu cuối cùng vẫn là giúp bạn (và cả những người dùng chung file) tìm đúng dữ liệu nhanh nhất có thể, thay vì lạc trong rừng tab phía dưới màn hình.
Xem thêm hướng dẫn tại trang chủ của Google Sheet về Hyperlink
Chúc quý anh chị thành công!😍