Xin chào quý anh chị! hôm nay em chốt cái series Bộ 150+ thủ thuật Excel cho dân văn phòng với phần 6/6 cũng là phần cuối của series hén- bao gồm 19 phím tắt và thao tác nhanh trong Excel, thuộc lòng bằng này thôi, tốc độ làm việc và tính chuyên nghiệp nó lên một tầm cao mới.
Mục lục.
Alt + ;
Chỉ chọn cái đang hiện ra, phần “trốn” trong hàng ẩn thì cho qua
CÚ PHÁP
Alt + ;
CÔNG DỤNG
Chỉ chọn các ô đang HIỂN THỊ trong một vùng đã bôi đen, bỏ qua các dòng/cột đang bị ẩn. Cực hữu ích khi copy dữ liệu đã lọc mà không muốn dính cả phần bị ẩn.
VÍ DỤ
Bôi đen cả vùng (kể cả phần có dòng ẩn) → Alt + ; → Ctrl + C.
KẾT QUẢ
Chỉ những ô đang hiển thị được chọn và copy – các dòng ẩn phía dưới hoàn toàn không bị dính theo.
Alt + E + S + V
Dán mà chỉ lấy con số, bỏ lại toàn bộ công thức phía sau
CÚ PHÁP
Alt, E, S, V (bấm tuần tự, không giữ cùng lúc)
CÔNG DỤNG
Phím tắt kiểu cũ của Paste Special → Paste Values, dán CHỈ GIÁ TRỊ tính toán được mà không kéo theo công thức gốc – tránh lỗi tham chiếu sai khi dán sang vị trí khác.
VÍ DỤ
Copy vùng có công thức → chọn ô đích → Alt, E, S, V, Enter.
KẾT QUẢ
Vùng đích nhận đúng các con số kết quả, không có công thức nào đi kèm – dán ở đâu cũng an toàn, không lo lệch tham chiếu.
Ctrl + 1
Mở hộp thoại vạn năng, có gần như mọi thứ để chỉnh cho một ô
CÚ PHÁP
Ctrl + 1
CÔNG DỤNG
Mở nhanh hộp thoại Format Cells – nơi tập trung mọi tuỳ chọn định dạng: số, ngày tháng, font chữ, viền, màu nền… mà không cần chuột phải rồi tìm trong menu.
VÍ DỤ
Chọn ô/vùng cần định dạng → Ctrl + 1.
KẾT QUẢ
Hộp thoại Format Cells hiện ra ngay lập tức, sẵn sàng cho mọi thay đổi định dạng bạn cần.
Ctrl + A
Chọn tất, không sót một ô nào trong tầm mắt
CÚ PHÁP
Ctrl + A
CÔNG DỤNG
Chọn toàn bộ vùng dữ liệu liên tục đang chứa dữ liệu (nếu con trỏ đang trong một vùng có dữ liệu) hoặc toàn bộ sheet (nếu bấm ở ô trống).
VÍ DỤ
Đặt con trỏ trong vùng dữ liệu → Ctrl + A.
KẾT QUẢ
Toàn bộ vùng dữ liệu liên tục được chọn ngay lập tức, sẵn sàng cho copy, định dạng, hoặc xoá hàng loạt.
Ctrl + C/V/X
Bộ ba huyền thoại, ai dùng máy tính cũng phải thuộc lòng
CÚ PHÁP
Ctrl + C (copy) / Ctrl + V (paste) / Ctrl + X (cut)
CÔNG DỤNG
Sao chép, dán, hoặc cắt nội dung ô/vùng đã chọn – những thao tác cơ bản nhất, nền tảng của mọi công việc trên máy tính chứ không riêng gì Excel.
VÍ DỤ
Chọn vùng dữ liệu → Ctrl + C → chọn ô đích → Ctrl + V.
KẾT QUẢ
Dữ liệu được sao chép nguyên vẹn (kèm định dạng) sang vị trí mới – thao tác nhanh hơn hẳn so với chuột phải chọn menu.
Ctrl + F
Tìm một chữ giữa biển dữ liệu mà không cần dò bằng mắt
CÚ PHÁP
Ctrl + F
CÔNG DỤNG
Mở hộp thoại Find để tìm kiếm nhanh một từ khoá hoặc giá trị bất kỳ trong toàn bộ sheet, thay vì cuộn chuột dò từng dòng.
Excel nhảy thẳng tới ô đầu tiên chứa cụm từ tìm kiếm, và có thể bấm Find Next để tiếp tục tìm các vị trí khác.
Ctrl + H
Tìm và thay luôn trong một bước, không cần sửa tay từng chỗ
CÚ PHÁP
Ctrl + H
CÔNG DỤNG
Mở hộp thoại Find & Replace, cho phép tìm một từ khoá và thay thế hàng loạt bằng một từ khác trong toàn bộ sheet hoặc workbook.
VÍ DỤ
Ctrl + H → Find: “Điện máy XANH” → Replace: “Đèn Led Giá Sỉ” → Replace All.
KẾT QUẢ
Toàn bộ các chỗ chứa cụm từ cũ được thay thế đồng loạt bằng cụm từ mới, không cần sửa tay từng ô một.
Ctrl + J trong Find
Bắt được cả những dòng ngắt “tàng hình” mà mắt thường không thấy
CÚ PHÁP
Trong hộp thoại Find & Replace, đặt con trỏ vào ô Find what → Ctrl + J
CÔNG DỤNG
Chèn ký tự xuống dòng (line break) vào ô tìm kiếm của Find & Replace, giúp tìm và loại bỏ các dòng ngắt ẩn bên trong nội dung ô – lỗi thường gặp khi copy dữ liệu từ web hoặc Word.
VÍ DỤ
Ctrl + H → click vào ô Find what → Ctrl + J → để trống ô Replace with → Replace All.
KẾT QUẢ
Tất cả các dòng ngắt ẩn trong dữ liệu bị xoá sạch, nội dung các ô trở về một dòng liền mạch, không còn bị xuống dòng bất thường.
Ctrl + S
Phím tắt cứu mạng số một, bấm thường xuyên để khỏi mất công sức
CÚ PHÁP
Ctrl + S
CÔNG DỤNG
Lưu file hiện tại ngay lập tức – phím tắt nên bấm theo phản xạ sau mỗi lần chỉnh sửa quan trọng để tránh mất dữ liệu khi có sự cố.
VÍ DỤ
Sau khi hoàn thành một phần bảng tính → Ctrl + S.
KẾT QUẢ
File được lưu lại với các thay đổi mới nhất – yên tâm dù máy có tắt đột ngột thì công sức vẫn không mất trắng.
Ctrl + Shift + “+”/”-“
Chèn hoặc xoá hàng/cột trong một cú bấm, không cần chuột phải
CÚ PHÁP
Ctrl + Shift + “+” (chèn) / Ctrl + “-” (xoá)
CÔNG DỤNG
Chèn nhanh một hàng hoặc cột trống phía trên/bên trái vùng đã chọn, hoặc xoá hàng/cột đã chọn, mà không cần vào menu chuột phải.
VÍ DỤ
Chọn cả một hàng → Ctrl + Shift + “+”.
KẾT QUẢ
Một hàng trống mới xuất hiện ngay phía trên hàng vừa chọn – chèn xong trong tích tắc, không cần rời tay khỏi bàn phím.
Ctrl + Shift + C (Format Painter)
Sao chép định dạng bằng phím tắt, không cần với chuột tới nút cây cọ
CÚ PHÁP
Ctrl + Shift + C (copy định dạng) → Ctrl + Shift + V (dán định dạng)
CÔNG DỤNG
Phiên bản phím tắt của Format Painter: sao chép toàn bộ định dạng của ô đang chọn, rồi dán định dạng đó sang ô khác mà không cần rê chuột tới nút Format Painter trên Ribbon.
VÍ DỤ
Chọn ô đã định dạng đẹp → Ctrl + Shift + C → chọn ô đích → Ctrl + Shift + V.
KẾT QUẢ
Ô đích nhận toàn bộ định dạng của ô nguồn (màu, font, viền…) mà không thay đổi nội dung dữ liệu.
Ctrl + Shift + K
Có ngay một biểu đồ chỉ với một cú bấm, khỏi cần vào tab Insert
CÚ PHÁP
Ctrl + Shift + K (hoặc Alt + F1 cho biểu đồ trên sheet mới)
CÔNG DỤNG
Tạo nhanh một biểu đồ mặc định từ vùng dữ liệu đang chọn, tiết kiệm thời gian so với việc vào tab Insert rồi chọn từng loại biểu đồ.
VÍ DỤ
Chọn vùng dữ liệu cần vẽ biểu đồ → Ctrl + Shift + K.
KẾT QUẢ
Một biểu đồ được tạo ngay lập tức dựa trên vùng dữ liệu đã chọn, sẵn sàng để chỉnh sửa thêm nếu cần.
Ctrl + Shift + L
Bật/tắt bộ lọc trong một nốt nhạc, không cần vào tab Data
CÚ PHÁP
Ctrl + Shift + L
CÔNG DỤNG
Bật hoặc tắt chức năng Filter (bộ lọc) cho vùng dữ liệu đang chọn, hiện các mũi tên lọc ngay trên dòng tiêu đề mà không cần vào tab Data.
VÍ DỤ
Chọn vùng dữ liệu có tiêu đề → Ctrl + Shift + L.
KẾT QUẢ
Các mũi tên lọc xuất hiện trên từng cột tiêu đề – sẵn sàng lọc dữ liệu theo bất kỳ điều kiện nào chỉ bằng vài cú click.
Ctrl + T
Nâng cấp một vùng dữ liệu thường thành bảng chuyên nghiệp trong một nốt nhạc
CÚ PHÁP
Ctrl + T
CÔNG DỤNG
Chuyển đổi vùng dữ liệu đang chọn thành đối tượng Table chính thức của Excel – tự động có định dạng đẹp, tự mở rộng khi thêm dữ liệu, và công thức tự áp dụng theo dòng mới.
VÍ DỤ
Chọn vùng dữ liệu có tiêu đề → Ctrl + T → tick “My table has headers” → OK.
KẾT QUẢ
Vùng dữ liệu ngay lập tức có định dạng bảng chuyên nghiệp, sọc màu xen kẽ, và sẵn sàng mở rộng tự động khi có dữ liệu mới.
Ctrl + Z/Y
Cỗ máy thời gian của dân văn phòng, lỡ tay là quay ngược lại được ngay
CÚ PHÁP
Ctrl + Z (hoàn tác) / Ctrl + Y (làm lại)
CÔNG DỤNG
Ctrl + Z hoàn tác thao tác vừa làm (undo), Ctrl + Y làm lại thao tác vừa hoàn tác (redo) – phím tắt cứu cánh khi lỡ tay thao tác sai.
VÍ DỤ
Vô tình xoá nhầm một vùng dữ liệu → Ctrl + Z ngay lập tức.
KẾT QUẢ
Vùng dữ liệu vừa bị xoá được khôi phục lại như cũ – Excel nhớ được khá nhiều bước thao tác gần nhất để hoàn tác.
F2
Nhảy thẳng vào chỉnh sửa nội dung ô mà không cần nháy đúp chuột
CÚ PHÁP
F2
CÔNG DỤNG
Chuyển ô đang chọn sang chế độ chỉnh sửa trực tiếp (edit mode), con trỏ nhấp nháy ngay trong ô để sửa nội dung mà không cần nháy đúp chuột vào ô.
VÍ DỤ
Chọn ô cần sửa → F2 → chỉnh sửa nội dung → Enter.
KẾT QUẢ
Ô chuyển sang chế độ chỉnh sửa, con trỏ đặt ở cuối nội dung hiện có – sửa xong bấm Enter là lưu lại thay đổi.
F3
Danh bạ của mọi vùng dữ liệu đã được đặt tên
CÚ PHÁP
F3
CÔNG DỤNG
Hiển thị danh sách toàn bộ các Named Ranges (vùng dữ liệu đã đặt tên) đang có trong workbook, giúp chèn nhanh tên vùng vào công thức mà không cần nhớ chính xác.
VÍ DỤ
Đang gõ công thức → F3 → chọn tên vùng cần chèn từ danh sách.
KẾT QUẢ
Tên vùng dữ liệu được chèn thẳng vào công thức đang gõ – không cần gõ tay hay nhớ chính xác từng ký tự của tên vùng.
F7
Trợ lý soát lỗi chính tả, tránh gửi báo cáo mà sai be bét
CÚ PHÁP
F7
CÔNG DỤNG
Mở công cụ kiểm tra chính tả (Spell Check) cho toàn bộ sheet, rà soát các lỗi gõ sai chính tả trước khi gửi báo cáo cho người khác.
VÍ DỤ
Hoàn thành nhập liệu → F7 để rà soát lỗi chính tả trước khi gửi báo cáo.
KẾT QUẢ
Excel liệt kê các từ nghi ngờ sai chính tả và gợi ý sửa, giúp báo cáo trông chuyên nghiệp hơn trước khi gửi đi.
Shift + Arrow
Mở rộng vùng chọn từng ô một, kiểm soát chính xác tới từng bước
CÚ PHÁP
Shift + phím mũi tên (lên/xuống/trái/phải)
CÔNG DỤNG
Mở rộng vùng đang chọn thêm một ô theo hướng mũi tên bấm, cho phép kiểm soát chính xác vùng chọn từng ô một thay vì kéo chuột.
VÍ DỤ
Chọn ô đầu tiên → giữ Shift → bấm mũi tên xuống vài lần để mở rộng vùng chọn.
KẾT QUẢ
Vùng chọn mở rộng thêm đúng số ô tương ứng với số lần bấm mũi tên – kiểm soát chọn vùng chuẩn xác, không lệch quá tay như kéo chuột.
Lời kết cho Series Bộ 150+ thủ thuật Excel cho dân văn phòng
Phím tắt không làm bạn giỏi Excel hơn, nhưng chắc chắn làm bạn NHANH hơn rất nhiều.Và các thủ thuật Excel mà mình tổng hợp và chia sẻ trong series này thật sự là những thủ thuật mà bất kỳ ai dù là người mới học excel, người mới bắt đầu làm việc với Excel hay người đã dùng Excel lâu năm cũng phải trang bị cho mình để làm việc nhanh và hiệu quả hơn trong công việc.Đôi khi sự thăng tiến trong công việc cũng nhờ mình giỏi về một lĩnh vực nào đó, và giỏi Excel cũng có thể nằm trong những kỹ năng giúp mình thăng tiến nhanh bạn nhé 👍!
