Trong tất cả các thần dân thì thần dân văn phòng,thần dân data, thần dân kinh doanh chắc chắn không ai lạ gì hai cái tên này. Nhưng mà cứ mỗi lần cần lập bảng tính mới là lại phân vân: “Mở Excel hay Google Sheet đây trời?”Lựa chọn Excel hay Google Sheet cho công việc văn phòng, Chỉ trong 5 phút có ngay lựa chọn chính xác cho công việc của mình.
Bài này không lý thuyết suông, mình sẽ làm cái so sánh “máu lửa 🔥” cả hai để bạn biết đứa nào hợp với công việc của mình.
Mục lục.
Giới thiệu nhân thân sơ lược 2 “nhân vật chính” của mình ngày hôm nay
Google Sheets – đứa con cưng của Google, sống hoàn toàn trên mây (Cloud), mở bất kỳ trình duyệt là dùng được ngay, không cần cài gì cả. Gắn liền với hệ sinh thái Gmail, Drive, Docs, Forms… liền một mạch, mà còn hỗ trợ App Script, Appsheet.Có thể truy cập bất kỳ đâu miễn có cái Laptop,máy tính bảng hay điện thoại.Miễn là nhớ mật khẩu là vào làm việc được chứ đừng hỏi tui là quên mật khẩu sao xài nha.
Microsoft Excel – Cụ này thì sống lâu năm thành lão làng trong làng bảng tính, thuộc bộ Microsoft Office. Mạnh về xử lý số liệu khủng, tính toán sâu, làm báo cáo pro.Nhưng phải cài đặt, Sau này thì các bản mới Office 365 thì cũng có phiên bản xài trên web và dự liệu cũng được đưa lên OneDrive để sử dụng bất kỳ đâu rồi nhưng mà nó cũng hạn chế nếu dùng phiên bản web nha.
Nói vui thì: Sheets như đứa bạn nhanh nhẹn, dễ gần, hợp cạ làm nhóm. Excel như ông anh “cày cuốc” cứng, ít nói nhưng làm gì cũng chắc tay.
Vòng 1:Oánh vào ngoại hình – Giao diện – Excel hay Google sheet,ai thân thiện?
- Google Sheets: tối giản, vào là biết dùng liền, kể cả người không rành công nghệ.nó không show ra 1 lúc cả hàng menu và 1 đóng nút thao tác phía trên toolbar như ông Excel.
- MS Excel: Lần đầu vào thì “choáng xíu” vì ổng nhiều nút, nhiều tab, nhiều tính năng ẩn sâu – Bị ngợp trước khi biết đến sức mạnh của hắn.
👉 Điểm cho: Google Sheets (dễ tiếp cận), MS Excel (mạnh nếu chịu khó học).
Vòng 2: Lưu trữ dữ liệu
- Google Sheets: 100% trên Cloud (Google Drive). Mở laptop, điện thoại, máy công ty đều thấy file, khỏi lo quên mang theo USB, nhiều khi quên mang máy tính, mượn máy người khác login vào làm cũng được.
- MS Excel: các bản trước đây mặc định lưu local trên máy, phải tự backup. Từ bản Office 365 về sau cũng có OneDrive/Excel Online thì cũng ráng leo lên mây được, nhưng gốc gác vẫn là “một mình một cõi”.
👉 Rút ra : Làm việc từ xa, hay di chuyển liên tục, hay đổi máy liên tục → Sheets ăn đứt. Cần bảo mật kiểu “giữ khư khư trong máy” mỗi mình mình giữ nút bấm “Kích hoạt vụ nổ hạt nhân” → Excel yên tâm hơn.
Vòng 3: Làm việc nhóm – cộng tác nhóm – Real-time update hay không?
Đây là sân nhà của Google Sheets- Sinh ra trên mây thì sứ mạng cũng trên mây. Nhiều người cùng mở, cùng gõ, cùng thấy con trỏ của nhau nhảy múa trên màn hình như trò chơi “đuổi hình bắt chữ” theo thời gian thực , không lo đè dữ liệu lên nhau.
MS Excel cũng có chia sẻ qua Excel Online, nhưng độ mượt và tiện lợi vẫn còn chờ các phiên bản sau nữa trong tương lai.
👉 Team mà làm chung mà lại có thêm “Sếp nhiều chuyện” cần theo dõi tiến độ live → chọn Google Sheets không cần suy nghĩ.
Vòng 4: Xử lý dữ liệu khủng & phân tích sâu và mạnh
Đây là lúc sức mạnh của người già và nhiều kinh nghiệm MS Excel đến lúc thể hiện “phong độ”. Với Pivot Table đỉnh cao, công thức mảng, biểu đồ động, cộng thêm VBA để tự động hóa quy trình – MS Excel xử lý data cả trăm nghìn dòng vẫn mượt mà như đang uống tách trà.
Google Sheets thì ổn với dữ liệu vừa và nhỏ, nhưng gặp file “hàng hơi khủng” là bắt đầu ì ạch, giật lag.
👉 Phân tích dữ liệu chuyên sâu, làm model tài chính, báo cáo phức tạp → MS Excel là chân ái.
Vòng 5: Cái mà làm nhiều người đắn đo và khó chọn – đó là Chi phí
- Google Sheets: miễn phí 100% , chỉ cần có tài khoản Google. Có bản trả phí (Google Workspace) nếu cần thêm dung lượng lưu trữ và các tích hợp cho hoạt động của tính năng doanh nghiệp.
- MS Excel: Tốn tiền mua bản quyền là cái chắc, Microsoft 365 thì phải đăng ký mua dùng. Đầu tư một khoản nhỏ nhưng đổi lại sức mạnh xử lý cực khủng kèm theo dung lượng lưu trữ đâu 1TB lận đó nếu gói Family share cho 5 người xài, tính ra cũng lời chán.
👉 Startup, freelancer, cá nhân mới bắt đầu → Goolge Sheets nhẹ ví. Doanh nghiệp cần công cụ “xịn sò” → Excel thì cực kỳ đáng đồng tiền.
Vòng 6: Khả năng tích hợp & mở rộng
- Google Sheets: liên kết mượt mà với những đứa con cùng mẹ: Gmail, Drive, Forms, Docs, App Script,AppSheet….. để tự động hóa nhẹ nhàng.
- MS Excel: kết nối tốt với OneDrive, SharePoint, Word, PowerPoint, và mạnh hơn nữa là khả năng nối với SQL, Power BI, CRM ….đúng chất “dân chuyên nghiệp”.
Bảng tóm tắt nhanh cho lười đọc như tui
| Tiêu chí | Google Sheets | Excel |
|---|---|---|
| Giao diện | Đơn giản, dễ vào | Nhiều tính năng, hơi rối lúc đầu |
| Lưu trữ | Cloud 100% | Local + Cloud (OneDrive) |
| Cộng tác real-time | Cực mượt | Có nhưng còn chưa mượt |
| Xử lý data lớn | Hơi đuối | Cực khỏe |
| Phân tích chuyên sâu | Cơ bản | Nâng cao, nhiều công cụ |
| Offline | Hạn chế | Dùng tốt không cần mạng |
| Chi phí | Miễn phí 100% (nhưng có gói trả phí) | Cần bản quyền/Microsoft 365 |
Kết luận: nên chọn ai?
Trên đời này không có ai “hoàn hảo” cũng như không có công cụ nào “toàn năng” cả, quan trọng là hợp với nhau thì tìm đến với nhau thôi đúng không nè? Vậy thì cái nào hợp với việc mình đang làm và mình cần như thế nào thì chọn theo cách ấy. Chứ tui chọn dùm mai mốt 2 người không hợp nhau lại đổ thừa cho tui thì sao.Tui chỉ so sánh, liệt kê ưu nhược ra cho dễ chọn thôi đó nha.Tóm lại:
Làm nhóm, cần cập nhật liên tục,khởi tạo nhanh không quan tâm cài đặt gì → Google Sheets.
Xử lý dữ liệu lớn, phân tích sâu, làm báo cáo chuyên nghiệp → MS Excel.
Thực tế nhiều dân văn phòng, dân data,sales….. (kể cả mình) lúc nào cũng phải tùy cơ ứng biến mà sử dụng cùng lúc 2 cái: dùng Sheets để cộng tác nhanh xong đẩy qua Excel khi cần “cày” số liệu nặng đô hơn.
Túm lại, biết cả hai “nàng “💃 và biết lúc nào nên bên cạnh nàng nào mới là kỹ năng thực sự giá trị, chứ không nhất thiết phải chọn phe nào cả cả, nếu chọn bên này thì bên kia giận hờn thì không vui tý nào đâu các ông ơi.