16 thủ thuật Google Sheets hay ho mà ai cũng nên “lận lưng” để nâng tầm và vị thế của mình lên trong công việc- từ chèn ảnh bằng URL, quét dữ liệu web, cho tới viết cả câu lệnh SQL ngay trong ô tính. Đọc xong bộ này, bạn sẽ nhìn Google Sheets bằng một con mắt khác hẳn và người khác nhìn bạn với con mắt cũng kỳ lạ lắm thay 🤩🤩
Mục lục.
Các phím tắt trong Google Sheet
Bảng tra cứu phím tắt nằm sẵn trong phần mềm, khỏi cần tìm trên mạng
CÚ PHÁP
Menu Help → Keyboard shortcuts (hoặc Ctrl + /)
CÔNG DỤNG
Google Sheets tích hợp sẵn một bảng liệt kê đầy đủ toàn bộ phím tắt của phần mềm, cập nhật liên tục theo từng phiên bản – không cần tra cứu ở đâu xa, mở đúng menu là có ngay danh sách chuẩn nhất.
VÍ DỤ
Help → Keyboard shortcuts
KẾT QUẢ
Một bảng đầy đủ các phím tắt hiện ra ngay trong màn hình, phân loại theo từng nhóm thao tác – lưu lại hoặc in ra dán cạnh bàn làm việc đều tiện.
Chèn ảnh vào ô bằng URL
Nhét cả một tấm ảnh gọn gàng vào trong một ô tính, không cần kéo thả thủ công
CÚ PHÁP
=IMAGE(url; [mode])
CÔNG DỤNG
Chèn ảnh trực tiếp vào một ô chỉ bằng đường dẫn URL, không cần tải ảnh về rồi kéo thả như cách làm truyền thống. Tham số mode quyết định cách ảnh hiển thị: 1 tự co giãn vừa ô, 2 giãn đầy ô (có thể méo), 3 giữ nguyên kích thước gốc, 4 cho tự chọn kích thước.
VÍ DỤ
=IMAGE(“https://vidu.com/anh.jpg”;1)
KẾT QUẢ
Ảnh xuất hiện ngay trong ô, tự động co giãn vừa khít với kích thước ô hiện tại – đổi kích thước ô là ảnh tự điều chỉnh theo.
Dịch ngôn ngữ trực tiếp
Có cả một phiên dịch viên nằm gọn trong một hàm duy nhất
Dịch văn bản từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác ngay trong ô tính, nhờ sức mạnh của Google Dịch. Có thể để trống ngôn ngữ nguồn để Google tự nhận diện, hoặc kết hợp với DETECTLANGUAGE để tự động hoá toàn bộ quy trình.
VÍ DỤ
=GOOGLETRANSLATE(A2;”vi”;”en”)
KẾT QUẢ
Nội dung tiếng Việt ở ô A2 được dịch sang tiếng Anh ngay trong ô công thức – không cần copy qua Google Translate rồi dán ngược lại.
Dự đoán giá trị tương lai
Nhìn về tương lai bằng một đường xu hướng, không cần quả cầu pha lê
CÚ PHÁP
=GROWTH(known_data_y;[known_data_x];[new_data_x])
CÔNG DỤNG
Dự đoán giá trị trong tương lai dựa trên xu hướng tăng trưởng theo dạng hàm số mũ của dữ liệu lịch sử – tương tự hàm FORECAST.LINEAR của Excel nhưng phù hợp với dữ liệu có xu hướng tăng trưởng dạng cấp số nhân thay vì tuyến tính.
VÍ DỤ
=GROWTH(B2:B10;A2:A10; A11)
KẾT QUẢ
Trả về giá trị dự đoán cho mốc A11 dựa trên xu hướng tăng trưởng của dữ liệu lịch sử B2:B10 – hữu ích khi cần ước tính doanh số hoặc lượng truy cập kỳ tới.
Kiểm tra Email/URL hợp lệ
Đội kiểm định chất lượng cho từng địa chỉ email hay đường link
CÚ PHÁP
=ISEMAIL(value) / =ISURL(value)
CÔNG DỤNG
ISEMAIL kiểm tra xem một chuỗi có đúng định dạng địa chỉ email hay không; ISURL kiểm tra xem một chuỗi có đúng định dạng đường link URL hay không. Cả hai đều trả về TRUE/FALSE, rất hữu ích khi cần rà soát chất lượng dữ liệu nhập vào từ form hoặc file import.
VÍ DỤ
=ISEMAIL(A2)
KẾT QUẢ
Trả về TRUE nếu nội dung ở A2 đúng định dạng email hợp lệ, FALSE nếu sai định dạng – lọc nhanh ra những dòng dữ liệu email bị lỗi.
Làm công thức dễ đọc bằng cách xuống dòng
Cho công thức dài “thở” một chút, đọc lại đỡ hoa mắt
CÚ PHÁP
Alt + Enter (trong lúc đang gõ công thức)
CÔNG DỤNG
Chèn dấu xuống dòng ngay bên trong ô công thức để tách các phần của một công thức dài, phức tạp thành nhiều dòng dễ đọc hơn – công thức vẫn chạy bình thường, chỉ là cách trình bày trực quan hơn.
VÍ DỤ
Đang gõ =IF(A1>10;[Alt+Enter]”Lớn”;[Alt+Enter]”Nhỏ”)
KẾT QUẢ
Công thức hiển thị xuống dòng tại đúng những vị trí đã chèn Alt + Enter, giúp nhìn vào là hiểu ngay cấu trúc từng phần thay vì một chuỗi ký tự dài dằng dặc.
Lấy giá trị duy nhất
Lọc trùng thần tốc, chỉ giữ lại đúng một bản của mỗi giá trị
CÚ PHÁP
=UNIQUE(range)
CÔNG DỤNG
Trả về danh sách các giá trị không trùng lặp từ một cột hoặc vùng dữ liệu – tương đương chức năng Remove Duplicates của Excel, nhưng chạy dưới dạng công thức nên tự động cập nhật khi dữ liệu gốc thay đổi.
VÍ DỤ
=UNIQUE(A2:A100)
KẾT QUẢ
Trả về danh sách các giá trị khác nhau xuất hiện trong A2:A100, mỗi giá trị chỉ liệt kê đúng một lần – danh sách này luôn cập nhật theo dữ liệu gốc chứ không phải bản chụp một lần như Remove Duplicates.
Lấy giá trị ngẫu nhiên từ danh sách
Bốc thăm may mắn ngay trong bảng tính, không cần hộp giấy
Kết hợp RANDBETWEEN (chọn một số ngẫu nhiên trong khoảng) với CHOOSE (lấy giá trị tương ứng với số thứ tự đó) để chọn ngẫu nhiên một giá trị từ một danh sách cho trước. Công thức này chạy y hệt trong cả Excel lẫn Google Sheets, không cần chỉnh sửa gì.
Mỗi lần bảng tính tính toán lại, công thức trả về ngẫu nhiên một trong 5 địa danh – bấm F9 (hoặc chỉnh sửa ô khác) là ra kết quả mới.
Lấy phần ngày/tháng/năm
Bóc tách một thời điểm thành từng mảnh ngày, tháng, năm riêng lẻ
CÚ PHÁP
=INT(date_value) + DAY() / MONTH() / YEAR()
CÔNG DỤNG
INT() cắt bỏ phần giờ:phút:giây khỏi một giá trị ngày-giờ, chỉ giữ lại đúng phần ngày tháng năm – hữu ích khi dữ liệu ngày tháng bị dính kèm thời gian không cần thiết. Kết hợp thêm DAY(), MONTH(), YEAR() để tách riêng từng thành phần khi cần.
VÍ DỤ
=INT(A2)
KẾT QUẢ
Nếu A2 chứa giá trị “20/05/2026 14:30:00” thì công thức trả về đúng “20/05/2026”, phần giờ phút giây bị loại bỏ hoàn toàn.
Lọc dữ liệu
Bộ lọc sống động ngay trong công thức, không cần bấm nút Filter
CÚ PHÁP
=FILTER(range; condition1; [condition2; …])
CÔNG DỤNG
Trả về một vùng dữ liệu con chỉ gồm các dòng thoả điều kiện chỉ định, và tự động cập nhật theo thời gian thực khi dữ liệu gốc thay đổi – linh hoạt hơn hẳn công cụ Advanced Filter tĩnh của Excel.
VÍ DỤ
=FILTER(A2:C100;C2:C100>1000000)
KẾT QUẢ
Trả về toàn bộ các dòng trong A2:C100 có giá trị cột C lớn hơn 1.000.000 – kết quả tự động thay đổi ngay khi dữ liệu gốc được cập nhật.
Nhận dạng ngôn ngữ
Đoán đúng thứ tiếng chỉ bằng một câu, nhanh hơn cả con người
CÚ PHÁP
=DETECTLANGUAGE(text)
CÔNG DỤNG
Tự động nhận diện ngôn ngữ của một đoạn văn bản và trả về mã ngôn ngữ theo chuẩn ISO (ví dụ “vi” cho tiếng Việt, “en” cho tiếng Anh). Kết hợp cùng GOOGLETRANSLATE để tự động hoá hoàn toàn quy trình dịch mà không cần biết trước văn bản gốc là ngôn ngữ gì.
VÍ DỤ
=DETECTLANGUAGE(A2)
KẾT QUẢ
Trả về mã ngôn ngữ tương ứng, ví dụ “vi” nếu nội dung ở A2 là tiếng Việt – sẵn sàng đưa thẳng vào hàm GOOGLETRANSLATE làm tham số ngôn ngữ nguồn.
Scrape dữ liệu từ Web
Kéo cả một bảng dữ liệu từ trang web về thẳng bảng tính, khỏi copy tay
IMPORTHTML kéo dữ liệu dạng bảng (table) hoặc danh sách (list) từ một trang web về Google Sheets; IMPORTXML mạnh hơn, cho phép trích xuất bất kỳ phần dữ liệu nào trên trang bằng câu truy vấn XPath. Cả hai đều tự động cập nhật lại mỗi khi trang nguồn có thay đổi.
Tận dụng hàm IMAGE kết hợp với API của qrserver.com để tạo mã QR ngay trong ô tính, mã hoá bất kỳ thông tin nào – số điện thoại, email, hay một đường link – mà không cần cài thêm phần mềm tạo QR rời.
Một mã QR xuất hiện ngay trong ô, quét bằng điện thoại sẽ dẫn thẳng tới nội dung được lưu trong ô A2 – tiện để in hàng loạt mã QR cho catalogue sản phẩm.
Thêm ký tự đặc biệt
Gọi những ký tự lạ ra chơi bằng đúng mã số của chúng
CÚ PHÁP
=CHAR(number)
CÔNG DỤNG
Chèn một ký tự đặc biệt vào ô dựa theo mã số Unicode/ASCII tương ứng – hữu ích khi cần chèn các ký hiệu không có sẵn trên bàn phím, như dấu mũi tên, dấu tích, hay các ký hiệu trang trí khác.
VÍ DỤ
=CHAR(9733)
KẾT QUẢ
Trả về ký tự ngôi sao đặc biệt ★ – đổi mã số trong công thức là ra ngay ký tự khác tương ứng.
Tra cứu nhiều điều kiện
Dò tìm không chỉ theo một cột mà theo cả một tổ hợp nhiều cột cùng lúc
Kết hợp ARRAYFORMULA với INDEX và MATCH để tra cứu dữ liệu dựa trên NHIỀU điều kiện cùng lúc (ví dụ vừa khớp mã sản phẩm vừa khớp khu vực), việc mà VLOOKUP hay HLOOKUP thông thường không làm được vì chỉ so khớp được một cột duy nhất.
Trả về đúng giá trị ở cột E của dòng thoả đồng thời cả hai điều kiện ở G4 và H4 – tra cứu chính xác dù có nhiều dòng trùng một phần điều kiện.
Viết câu lệnh SQL trong Sheet
Mượn sức mạnh của SQL ngay trong ô tính, không cần mở phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu
CÚ PHÁP
=QUERY(data; “SELECT … WHERE … ORDER BY …”; headers)
CÔNG DỤNG
Hàm QUERY cho phép viết truy vấn dữ liệu theo cú pháp gần giống SQL ngay trong Google Sheets – lọc, nhóm, sắp xếp, tính tổng… tất cả trong một công thức duy nhất, mạnh hơn hẳn việc kết hợp nhiều hàm rời rạc.
VÍ DỤ
=QUERY(A1:D100;”SELECT B, SUM(D) WHERE C=’Hà Nội’ GROUP BY B ORDER BY B”;1)
KẾT QUẢ
Trả về bảng tổng hợp tổng giá trị cột D theo từng nhóm ở cột B, chỉ tính những dòng có cột C là “Sài Gòn” – một truy vấn phân tích hoàn chỉnh chỉ trong một dòng công thức.
Lời kết cho 16 thủ thuật Google Sheet để không lạc hậu so với dân văn phòng thời đại số
Google Sheets không chỉ là bản sao miễn phí của Excel mà nó còn tiện dụng ở các mặt khác và tính ổn định và di động cao hơn ông anh của mình – với những thủ thuật này, có những việc nó còn làm mượt hơn cả ông anh của mình. Thử áp dụng dần vào công việc, năng suất sẽ khác biệt thấy rõ theo từng ngày.
